Hantera svåra samtal med kollegor

Med hjälp av medveten feedback kan även utmanande samtal med kollegor leda till ett fruktsamt lärande. Leg. psykolog Anna Hellberg visar hur ni kan arbeta med olika former av feedback för att utveckla det kollegiala samarbetet och minska risken för missförstånd och konflikter. Artikeln ingår i serien Utmanande samtal i förskolan – en samtalsguide.

Vad är feedback och varför ska vi ge det?

Feedback, eller återkoppling som det heter på svenska, gränsar delvis till begreppet kollegialt lärande. Genom att använda oss av återkoppling på ett genomtänkt sätt kan vi lyfta även sådant som är svårt eller blivit infekterat i samarbetet.

Med hjälp av funktionell feedback kan även svåra situationer leda till ett fruktsamt lärande. När vi kontinuerligt ger varandra återkoppling och pratar på ett professionellt sätt om hur vi gör och agerar i verksamheten, blir det också ofta lättare att prata med varandra om svårare situationer.

Ett medvetet arbete med feedback på en förskola möjliggör ofta att kommunikationen utvecklas, utbytet kollegor emellan blir bättre och konflikter och missförstånd minskar. Sammantaget kan en bra feedbackkultur leda till ökat välmående och professionalitet i verksamheten. Det krävs dock vissa förutsättningar för att arbetet med feedback ska fungera bra.

Tillitens roll vid feedback

Feedback handlar om att på ett professionellt sätt förmedla iakttagelser och upplevelser på arbetsplatsen, och kräver att man är ärlig och samtidigt visar medkänsla.

Vi har som personer olika tolerans för hur mycket feedback vi klarar av och detta måste man ha med sig när man ska ge feedback. Den vassaste tungan är sällan den visaste!

För någon är det känsligt att man har synpunkter på varandra, för en annan går kommunikationen snett för att man tror sig vara mycket duktig på feedback eftersom man är ”rak och ärlig”.

Finns det inte tillit kollegor emellan riskerar det som någon anser vara feedback i stället att såra den andra. Ju starkare relationer vi har med varandra, desto mer feedback klarar vi av att ta in.

Därför ska den som ger feedback inte utgå från hur man själv vill ha feedback, utan utifrån vad som passar mottagaren. Utgångspunkten ska vara att ge feedback för att mottagaren ska utvecklas av det, inte att man har ett behov av att få något ur sig. I det senare fallet kanske det handlar mer om en konflikt än om feedback. Trots detta kan man så klart ibland behöva sätta en gräns eller påpeka något, som går före den andra personens utveckling.

Bekräftande feedback

För att utveckla arbetet med feedback kan man ta utgångspunkt i bekräftande feedback, vilket innebär att vi vill lyfta något som blivit bra. Att ge bekräftande feedback skiljer sig från att ge beröm.

Exempel

Beröm: ”Så duktig du är Lena, du gör så mysigt här!”

Bekräftande feedback: ”Det är så skönt att komma in på morgonen när du öppnat, Lena. Det märks att du anstränger dig för att göra mysigt med dämpad belysning och lugn musik. Jag upplever att barnen är så harmoniska vid dessa tillfällen. Detta tycker jag verkligen att vi ska ta tillvara och fortsätta med.”

Som ni ser i exemplen blir det i feedbacksituationen mycket tydligare för Lena vad det är som kollegan uppskattar med hennes arbete. Kollegan synliggör och sätter ord på de effekter Lenas ansträngningar för med sig. Alla blir vi nog glada av beröm, och det är inte fel på något sätt, men potentialen att bidra till utveckling är mycket större i feedback-varianten.

När man ger bekräftande feedback berättar man alltså vad man tycker att någon annan lyckas bra eller anstränger sig med, hur detta påverkar och vilka effekter det får. Om det handlar om en specifik händelse är det bra att hitta ett tillfälle nära i tid, när minnet är färskt.

Konstruktiv feedback – att ta upp dilemman

När man ska prata om en svår sak med en kollega brukar det vara bra att ta utgångspunkt i det som kallas konstruktiv feedback. Vid konstruktiv feedback ger man konkret och specifik återkoppling på hur någon annans beteende påverkar en, och stämmer sedan av om den andre håller med.

Exempel

”Skäll”: ”Måste du alltid komma för sent när du börjar?”

Konstruktiv feedback: ”Min uppfattning är att du ofta kommer sent till dina arbetspass, ibland upp till en kvart, och nu senast i morse. Jag blir stressad av detta och känner mig osäker på när och om du ska komma. Känner du igen dig i min bild?”

Som ni ser öppnar konstruktiv feedback för att den andra parten ska få ge sin bild. På detta sätt skapar vi dialog och öppenhet kring dilemman som uppstår. När det blir ”skäll” som i första exemplet är det ganska givet att mottagaren antingen går i försvar och skyller ifrån sig, eller tystnar. På detta sätt byggs ingen tillit, snarare får det motsatt effekt och blir en källa till irritation.

I exemplet kan vi tänka oss följande fortsättning:

Mottagaren: ”Oj, så har jag verkligen inte känt det, jag visste inte ens att du tänkte på detta. Jag vet att jag är lite sen ibland, men är det verkligen ett bekymmer?”

Sändaren: ”Jo, det är ett stort bekymmer för mig, och det är svårt att ta upp det eftersom jag vet att jag är extra känslig med sådant här. Jag vill inte att du ska känna att jag är orättvis mot dig, men det stressar mig mycket.”

Mottagaren: ”Jag ska tänka på detta, det är inte min avsikt att stressa dig. Bra att du tog upp det så att vi kan lösa det.”

Sändaren: ”Så skönt att du säger så. Jag vill gärna att du säger till mig om det är något jag gör som stör dig.”

Tips när du ger feedback

• Ha klart för dig ditt syfte med feedbacken och vad du vill förmedla innan du börjar.
• Det ska handla om sådant som är kopplat till den professionella rollen – personangrepp är inte feedback!
• Prata utifrån dig själv och tolka inte in saker i den andras beteende. Tala i stället om hur du påverkas av det du uppfattar.
• Var försiktig med att tycka och värdera. Om det ska bli en professionell feedback är det bättre att prata utifrån konkreta exempel på händelser.
• Välj ditt tillfälle, över huvudet på barnet blir aldrig bra, utan försök ta fem minuter ostört i enrum och nära i tid till händelsen.
• Lagom feedback är bäst, det kan lätt bli för mycket på en gång och då är risken att det i stället blir en negativ upplevelse.
• Ge utrymme för mottagaren att ge sin bild. Målet är en dialog om dilemmat där bådas upplevelser tas på allvar.

 

Tips när du tar emot feedback

• Försök att lyssna på vad den andre säger utan att gå i försvar. Din chans att ge din version kommer. Kommer den inte, säg till att du behöver få ge din bild.
• Om du får en återkoppling som är otydlig och vag, ställ frågor som manar den som ger feedback att bli mer tydlig och konkret. Be gärna om exempel på det som personen tar upp med dig.
• Ställ klargörande frågor som hur märks det?, när hände det?, vad hände?, hur upplevde du det?, var det något speciellt jag gjorde eller sa som fick dig att känna så?, hur blev det för de andra?, kan du utveckla mer?, har jag förstått rätt?
• Tala om hur du känner inför den feedback du får och om något känns orättvist eller dåligt. Lika viktigt som det är att mottagaren faktiskt försöker lyssna på det som sägs är det att mottagaren får ge sin bild och att den ses som betydelsefull. Annars känns det lätt orättvist.
• Om du känner att det blir för mycket eller om det som sägs inte ligger på en professionell nivå utan handlar om personangrepp, säg ifrån! Det är okej att säga stopp om du inte upplever att samtalet går till på ett schyst sätt.

Viktigt bygga upp förtroendekapital

Ofta är det bra att ha stort fokus på bekräftande feedback och ”investera” på detta konto innan vi går fram med konstruktiv feedback. Det behöver finnas förtroendekapital att ta av för att den konstruktiva feedbacken inte ska kännas hotfull och svår att ta till sig. ”Fem gånger mer kärlek” är ett utrryck som passar i många situationer, så även här.

Diskutera i arbetslaget eller på förskolan

• Hur arbetar vi med feedback i dag?
• Är vi bra på att ge varandra bekräftande feedback?
• Hur bygger vi tillit i våra arbetslag?
• Vad tänker vi mer på utifrån ovanstående text?
• Är detta något vi vill arbeta vidare med?

Artikelserien Utmanande samtal – en samtalsguide

Detta är den andra delen i en artikelserie om utmanande samtal. Artiklarna kan läsas fristående eller som en sammanhängande helhet. Nästa del kommer att handla om utmanande kommunikation med föräldrar, både spontana och planerade samtal.

Lästips

Eriksson, M. (2010). En bra start: om inskolning och föräldrakontakt i förskolan. Stockholm: Lärarförbundets förlag

Gunnarsson, S. (2013). Professionell feedback: medvetna mötens magi. (4. uppl.) Bromma: Gunnarssons Förlag.

Hellberg, A. (2015). Psykologi i förskolans vardag. Lund: Studentlitteratur.

Hellberg, A. (2017). 2015) Traumamedvetenhet i förskolan. Lund: Studentlitteratur.

Lundberg, P. & Henrysson Eidvall, S. (2010). Träna ledarskap. Malmö: Liber.

Niss, G. & Söderström, A.-K. (2015). Samarbete i förskolan: för barnens skull. Lund: Studentlitteratur.

Rahm, T. & Wall, G. (1990). Föräldrasamtal i förskolan. Lund: Studentlitteratur.

Sundlin, A.-L. & Sundlin, P. (2012). Ta din roll på jobbet! Malmö: Liber.

Wheelan, S.A. (2010). Att skapa effektiva team: en handledning för ledare och medlemmar. Lund: Studentlitteratur.

---

Bilder: Shutterstock.com.